企业无纸化会议系统的实现分析

发布日期:2022-09-29 22:16:09 浏览次数:79

目前,无纸化会议系统已逐渐得到许多大型企业的应用和青睐。企业无纸化会议系统功能全面、效率高,还可以节约纸张资源,从而提高执行力和信息沟通水平,为促进企业科学发展提供技术保障。因此,根据企业发展的需要,建立企业无纸化会议系统是必要的和可行的。

无纸化会议系统

1、 企业会议系统现状

目前,大多数企业的员工需要在会议前打印大量的会议资料和桌面座位卡。会前准备过程繁琐,工作量大,缺乏适应性;场馆座位安排的人工管理,流动性差,效率低。会议签到、投票、讨论、视频、数据服务等系统相互独立、规模大、集成性差:会议文件量大,分发效率低;参与者在互动时需要操作多套设备(音频、视频、文件操作等),这增加了系统使用的难度。参与者的桌面布局复杂,项目众多且凌乱。视频信息集中在传统的大屏幕上,使得远距离观看很困难,实时交互也不方便;会议期间,很难总结和记录与会者对材料的更改、评论和意见,与会者的讨论和投票内容无法自动保存。与会者与服务人员之间的沟通不畅:一方面,与会者带着材料离开了会议,可能存在泄露企业重要机密信息的风险,从而导致重大业务损失。另一方面,会后材料的收集和管理也会消耗大量人力物力,也会造成大量纸张浪费。

2、 无纸化会议系统的意义

无纸会议系统是一种自动数字操作系统。所有电子会议材料都可以在终端上浏览和操作,参与者的功能和授权可以明确。在服务器上设置排名信息后,它将直接更新到每个终端,而无需手动干预。无纸终端集成了各种会议服务功能,一个终端可以满足与会者的各种需求。参与者只操作无纸终端,触摸屏操作简单、灵活、方便。桌子整洁有序,美观大方。参与者可以操作他们的个人终端来调整最佳视角,不再担心距离。归档方式可自由选择,并可标记所讨论会议文件的要点,便于会后整理归档。只需单击一下即可完成会议通话,会议过程不再受到干扰。浏览和下载会议材料的权限由管理员控制。原有的保密方案保证了信息安全,防黑客设计保证了会议不受干扰,有助于实现无纸化办公,全面推进电子政务,促进企业现代化。

3、 无纸化会议系统的基本要素和功能特点分析

无纸会议系统由三部分组成:服务器端、会议端和客户端。服务器端可以实现会议申请、会议审批、会议管理等功能。只要操作员操作网络中的任何计算机并以管理员身份登录系统,他/她就可以在会议前后完成所有管理操作,方便系统的使用和维护。会议事务终端是会议过程中的操作终端,负责会议操作过程中的数据上传、交换接口共享、发起投票议题等操作。客户端是参与者客户端操作的界面,可以实现会议签到、会议信息浏览、会议版面浏览、参与者信息查询、会议信息交换、界面共享、投票、在线浏览、视频点播、数据导出、通话服务等功能。